中小企業の経営者が知っておくべき労働時間の管理方法

労働時間

皆様の会社ではどのような方法で従業員の労働時間を管理していらっしゃいますでしょうか。

タイムカードやICカード、パソコンのログイン・ログオフ時間による管理のほか、運送業者などでは、デジタコ（運行記録計）を利用して勤怠状況を管理しているケースもあると思います。

労働時間の把握は割増賃金の支払いや労働者の健康管理のために必要不可欠なものです。

今回は、労働時間の管理に関わる法律上の規定と、労働時間を従業員の自己申告により管理することのリスクについて解説いたします。

労働時間の管理を従業員の自己申告に委ねている場合には特に注意が必要です。

これまで労働時間の把握を直接的に義務付ける規定はありませんでしたが、働き方改革の流れの中で労働安全衛生法が改正され、医師による面接指導を実施するために事業者は労働者の労働時間の状況を把握しなければならないという規定が追加されました（第66条の8の3 ）。

労働基準法上も、労働時間、休日、深夜業などに関する規定が設けられていることから、労働時間の適正な把握は使用者の当然の責務であると考えられています。

かつては管理監督者については労働時間の把握が免除されていましたが、法改正により管理監督者についても労働時間の把握が義務化されました。

労働時間の適正な管理を怠ると会社にどのような不利益があるのでしょうか。

労基法や労働安全衛生法には、労働時間の把握そのものに関する罰則は定められていません（ただし、時間外労働時間の上限に関する規定に違反すると半年以内の懲役もしくは30万円以下の罰金が科せられます。）

労働時間管理を怠るリスクは、労働時間を巡って従業員側と紛争に発展したときに会社が不利な立場に立たされる点にあります。

従業員から未払い分の残業代を請求されたり、長時間労働により過労死したとして遺族から損害賠償を請求されるときには、相手方や裁判所からタイムカードなど労働時間に関する証拠の提出を求められるのが一般的です。

このときに資料を提出することができなければ労働者側の主張に対する有効な反論ができません。

すると、労働者が作成したメモなどを元に労働時間が認定される可能性が高くなります（最近では位置情報を利用した「残業証拠レコーダー」と呼ばれるアプリもあります。）

また、裁判所や労基署に対して、基本的な労務管理すら行っていないずさんな会社であるという印象を与えることになるでしょう。

では、具体的にどのような方法で労働時間の把握を行うべきなのでしょうか。

厚生労働省令では、労働時間の把握の方法は原則として次のいずれかの方法によるものとされています。

使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。

タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

労働時間の記録に関する書類の5年間の保管義務（労基法第109条）など会社の負担を考慮すれば、タイムカード、事業所への入退室を記録したICカード、パソコンのログイン・ログアウト時間など客観的な記録により行うのが望ましいでしょう。

労働者の自主的な申告に委ねる自己申告制は、不適正な運用の原因となりやすく、割増賃金の未払いや過剰な労働時間といった問題に繋がりかねないという問題があります。

たとえば会社が残業代の削減のために時間外労働時間の上限を設定したが、時間内に仕事が終わらないため、労働者が自主的に過少申告を行うようなケースが考えられます。

会社の労働時間把握義務の目的は労働者が長時間労働により健康を害することを防ぐことにありますので、過少申告を行っている労働者がいることを知ったときには正確な申告を行うよう周知や指導を行う必要があります。

「労働者が自主的に労働時間を短く申告していた」というだけの理由で会社が残業代の支払い義務を免れるとは限りませんので注意が必要です。

やむを得ず自己申告制に行わざるを得ない場合には、次の3つの措置を講ずることとされています。

自己申告制を導入する前に、その対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。
自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施すること。
労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないこと。また、時間外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該要因となっている場合においては、改善のための措置を講ずること。