2024年10月より、代表取締役等住所非表示措置という制度が始まります。
この制度により、株式会社の登記事項証明書に記載される代表取締役の住所などの情報を一部非表示にすることができるようになります。
概要
株式会社の設立時には、代表取締役の氏名や住所も登記事項となっています（会社法第911条3項14号）
また、その住所が変更した際も2週間以内に、変更内容を登記しなければなりません（同法915条1項）。
会社の登記事項証明書は、法務局への申請によって誰でも取得することができるものです。
そのため、代表取締役の住所が完全に公開されていた従来の登記事項証明書では、プライバシー保護との関係でその妥当性が問題となっていました。
こうした背景事情のもと、株式会社の登記簿において、代表取締役の住所の一部について非表示とすることを選択することができるよう、今回の制度が開始されることになりました。
代表取締役等住所非表示措置の対象者は、株式会社の代表取締役、代表執行役、代表清算人です。
そのため、このいずれかに該当すれば、代表取締役等住所非表示措置の申出をすることができます。
代表取締役等住所非表示措置が講じられた場合、登記事項証明書等において、代表取締役等の住所は最小行政区画までしか記載されないこととなります。
手続き
登記申請と同時に申し出ることが必要
代表取締役等住所非表示措置を講ずることを希望する場合、登記官に対してその旨を申し出る必要があります。
具体的には、設立の登記、代表取締役等の就任の登記、代表取締役の住所移転による変更の登記など、代表取締役等の住所が登記されることとなる登記の申請と同時にする場合に限りすることができます。
申出をする場合には、登記の申請書に、代表取締役等住所非表示措置を希望する旨、代表取締役等住所非表示措置の対象となる者の資格、氏名及び住所、及び申出にあたって添付する書面を記載する必要があります。
所定の書類を添付する必要がある
申し出にあたっては、書類の提出が必要となりますが、上場会社か上場会社以外の株式会社であるかによって、提出するべき書類が異なります。
上場会社の場合、株式会社の株式が上場されていることを認めるに足りる書面が必要です。
上場会社以外の株式会社の場合、以下の書面が必要です。
なお、すでに代表取締役等住所非表示措置が講じられている場合は②のみの添付で足ります。
- 株式会社が受取人として記載された書面がその本店の所在場所に宛てて配達証明郵便により送付されたことを証する書面など
- 代表取締役等の氏名及び住所が記載されている市町村長等による証明書
- 株式会社の実質的支配者の本人特定事項を証する書面
代表取締役等住所非表示措置が終了する場合について
代表取締役等住所非表示措置は、以下のような場合には、登記官の判断で住所非表示措置が終了する場合があります。
代表取締役等住所非表示措置を希望しない旨の申出があった場合
所定の申出書を提出することにより、代表取締役等住所非表示措置を希望しない旨を申し出ることが可能です。
この申出は、登記申請と同時である必要はなく、単独で行うことができます。
株式会社の本店所在場所における実在性が認められない場合
代表取締役等住所非表示措置が講じられた株式会社について、その本店が登記上の所在場所に実在しない可能性が高いと考えられる場合、登記官が本店の実在性について問い合わせをする書面を株式会社の本店に宛てて送付し、一定の期間内に返送等がない場合は代表取締役等住所非表示措置を終了させます。
上場会社でなくなったと認められる場合
代表取締役等住所非表示措置が講じられた株式会社が上場会社で、当該会社が株式譲渡制限の定款の定めを設定し、その変更の登記が申請された場合には、上場会社ではなくなったものと判断され、代表取締役等住所非表示措置が終了します。
ただ、株式譲渡制限の定款の定めの設定登記と同時に、再度代表取締役等住所非表示措置の申出があった場合には、引き続き住所非表示措置が講じられることになります。
注意点
金融機関から融資を受けるにあたって不都合が生じる可能性がある
金融機関は、企業に対して融資に関する審査を行う際、代表取締役の資産状況や信頼性も重視します。
代表取締役の資産状況や信頼性を判断するうえで、代表取締役の住所は重要な項目になりえます。
そのため、会社の登記事項証明書などで、代表取締役の住所が非表示とされている場合、資産状況や信頼性の判断が困難であるとして、融資を拒否される、手続きに時間がかかるなどの不都合が生じる可能性があります。
不動産取引等に当たって必要な書類が増える可能性がある
不動産の取引等においては、代表取締役の住所を証明するため、登記事項証明書の提出が求められる場合が多くあります。
そのため、登記事項証明書に代表取締役の住所が表示されていない場合には、住所を確認するために追加の証明書の提出を求められるなど、取引や手続きの手間が増える可能性があります。
最後に
代表取締役等住所非表示措置には、代表取締役などのプライバシーを守ることができるメリットがある一方で、経営に影響を与えるデメリットもあります。
そのため、代表取締役等住所非表示措置の利用の検討や、制度利用時の登記手続の対応については、専門家に相談しながら進めていただくことをおすすめします。
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