2019年4月から、労働条件通知書をメールやPDFファイルなど電磁的方法で交付することが解禁されます。
この記事では、改正の内容について解説するとともに、労働者を雇用するときの労働条件の通知方法について確認します。
労働条件通知書とは
改正前の制度
労働基準法（労基法）15条は、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定めています。
労働条件を通知するための書面が労働条件通知書です。
労働基準法施行規則では労働条件通知書は書面で交付しなければいけないとされており、メールなどによる交付は認められておりません。
4月以降の運用
今回、同規則が改正され、交付の方法として「ファクシミリを利用してする送信の方法」と「電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信の送信の方法」が追加されます。
ただし、メール等で交付を行うためには労働者がその方法を希望していなければならず、労働者の同意が得られない場合は、従来どおり紙で交付しなければいけません。
雇用契約書との違い
雇用契約書とは
労働条件通知書と似たものに「雇用契約書」があります。
労働条件通知書は使用者から労働者に一方的に通知するものですが、雇用契約書は使用者と労働者が署名・捺印することにより、双方の当事者が契約内容に合意したことを証明することができるのが大きな違いです。
雇用契約書の形式
では、雇用契約書はどのような形式で交わせばよいのでしょうか。
労働契約法4条で「できる限り書面により確認するものとする」とされており、労働条件通知書と異なり書面で交付することは義務付けられていません。
さらにいうと、使用者と労働者の口約束であっても雇用契約は成立します。
「それなら、労働条件通知書だけ交付すれば雇用契約書は不要なのではないか」と思われるかもしれません。
たしかに、労基法が定めるとおりに労働条件通知書の交付を行っていれば、法律上の問題はありません。
ところが、使用者から労働者に対する一方的な通知という労働条件通知書の性質上、もし労働者から「そんな書面は受け取っていない」という主張をされると会社側は不利な立場に立たされるおそれがあります。
そこで、労働条件通知書と雇用契約書をそれぞれ作成したり、労働条件通知書の要件を満たした雇用契約書を作成するのが一般的です。
最後に
労働条件通知書の交付方法が緩和されたことにより、企業にとっては印刷や郵送にかかるコストや手間が削減され、利便性が高まるというメリットがあります。
しかし、雇用契約締結時に労働条件を適切な方法で書面化しなければ後々トラブルに発展する可能性があるという点は変わりません。
雇用契約時の労働条件の通知に関する体制が十分に完備されていない企業様は、一度弁護士に相談することをお勧めします。
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